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きまブログ

5/31 はてなダイアリーから移行しました。


【備忘録】Wordで書く。ということ

最近,Wordで書く。という事を改めて意識し始めました。
仕事で,結構なページ数の文書を書く必要に迫られているから。。

Microsoft Office Personal 2010 通常版 [パッケージ]

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Wordはテキストエディタの延長上にあるアプリではない。

Wordは,多機能なワープロだけど,
ちゃんとWordの機能を使って,文書を構成するのは,なかなか難しいのです。


ページ番号から,章立て,目次,箇条書き。という,基本的な部分だけでも
Wordの機能を使えば,(お望み通りかは別として)メンテナンスしやすい文書になると思うんですが,
なかなかうまくいきません。


その原因は,Wordを高機能なテキストエディタとして使っているから。。
そこで最近は,

Wordはテキストエディタの延長上にあるアプリではない。

ということ意識しつつ,Wordを使ってます。


そこで,特にWordの参考書とかを読んだわけではないし,
はっきり言ってまだよくわからないけど,
Wordのメニューなどを探っていくうちに,メンテナンスしやすい文書にするために気がついたことを書きます。

最近,気をつけてること。


今,Wordで文書を書くために気をつけていることは,

ちゃんと「スタイル」を使う。

ということ。今は,この1点にだけ気を付けてます。。


スタイル。というのは,「見出し」とか「表題」とか,
文書内で共通なフォントとか(装飾)にしておきたい箇所に設定しておくことで,
Wordが自動でそのフォントとかを適用してくれるという便利機能です。


このスタイルのことを何も気にせずに,(勝手?に)ツールバーにあるアイコンとかで文字色を変えたり,
ルーラーでインデントを設定していたりすると,ものすごくたくさんの「とてもよく似た,違うスタイル」ができてしまいます。
まず,これを最小限に抑えることが目標です。


極端かもしれませんが,Wordで文書を書くというのは,
"打ち込んだ文字を「Wordさん」へ「この文字(や段落)はこのスタイルでお願いします。」と申請(設定)すると,Wordさんが文書を描いてくれる。
という風に思ってたほうがうまく行く気がしますw

スタイルを統合していく

「とてもよく似た,違うスタイル」がたくさんできてしまった文書は,
扱いやすくするため,スタイルを統合していきます。


そのために,「スタイル」ウィンドウを左端に表示して,
オプションで「作業中の文書に含まれるスタイル」だけを表示します。
Word2007では,[ホーム]にある[スタイル]の右下にある「右下向きの矢印」をクリックすると表示されます。


とりあえず,第1段階として,「見出し」を整えます。

  1. 見出しにしたい行を,選択してスタイルの「すべてクリア」をする。
  2. 見出しのレベルにあわせて「見出し1」「見出し2」..を選択する。
  3. 章番号をつけるなら,ツールバーの「段落」にある「アウトライン」アイコンを押して「新しいアウトラインの定義」をクリックする。
  4. 「レベルと対応づける見出しスタイル」で(スタイルなし)と表示されているのを,「見出し1」「見出し2」..へ変更します。


この時気をつけたのが,スタイルを直したい部分を選択して,
スタイルの一番上にある「すべてクリア」をしておいてから,
新しいスタイルを適用すること。そうしないと,うまくいかない。。
スタイルを継承するためだと思うけど,詳しいことはまだよくわかんない。。


「スタイル」の「見出し」の設定は「レベルと対応づける見出しスタイル」で連携していると,
競合(?)みたいなことが起こります。。よくわかりません。。


そして,見出しのフォントなどを変更するときには,スタイルウィンドウの「見出し」を右クリックして「スタイルの変更」によって行う。
これで「見出し」に設定したところは,その変更が反映されるようになります。


こうしておけば,見出しを追加したり,入れ替えたりするのが結構簡単になります。
章番号も自動的に振ってくれますw
最初は,意図しない動きをしたりしますが。。慣れるとだんだん少なくなりますw


とりあえず,今はここまで。。